334Sekretarë të specializuar dhe administrativë

Përshkrimi

Sekretarët/et e specializuar dhe administrativë ofrojnë shërbime mbështetjeje organizative, komunikimi dhe dokumentacioni duke përdorur njohuri të specializuara për veprimtarinë e organizatës në të cilën ata janë të punësuar. Ata kryejnë ndërlidhjen, koordinimin dhe detyrat organizative në mbështetje të manaxherëve dhe profesionistëve, si dhe përgatitin korrespondenca, përpunojnë dokumente ligjore, materiale të tjera, raporte dhe dokumentacione të specializuara, sipas procedurave të paracaktuar. Ata mbështesin punonjësit e shëndetësisë, duke koordinuar, organizuar veprimtarinë në njësinë e shërbimit mjekësor, duke informuar, caktuar dhe konfirmuar takimet mjekësore për personelin mjekësor dhe pacientët apo duke përcjellë mesazhet e komunikimit ndërmjet personelin mjekësor dhe pacientëve. Ata mund të punësohen në institucione /organizata të shërbimeve ligjore, mjekësore të shërbimeve të biznesit, etj. publike apo private.

Detyrat kryesore

• Organizojnë realizimin e punës së përditshme të nëpunësve të tjerë të zyrës;
• Bashkërendojnë dhe rishikojnë e punën e nëpunësve të angazhuar në detyrat e zyrës/institucionit;
• Përcaktojnë qartë detyrat dhe procedurat e duhura për nëpunësit dhe punonjësit e tjerë të zyrës, në vartësi, duke ndjekur dhe kontrolluar ritmikisht atë;
• Ndjekin zbatimin e vendimeve, urdhëresave dhe shkresave të dhëna nga eprori dhe informon për zbatimin e afateve të caktuara kohore;
• Kryejnë ndërlidhjen, koordinimin dhe detyrat organizative në mbështetje të manaxherëve dhe profesionistëve;
• Kryejnë administrimin, monitorimin e axhendës, ditarit të eprorit dhe propozon afate, data dhe orare të punës ekzekutive;
• Hartojnë korrespondenca administrative dhe raporte dhe dokumentacione të tjera të specializuara, përgjigje me shkrim për letra biznesi, letra teknike dhe korrespondenca të tjera të ngjashme, sipas procedurave të paracaktuara;
• Përgatitin dhe përpunojnë dokumente ligjore dhe materiale të tjera;
• Vërtetojnë aktet e gjykatës dhe lëshojnë vërtetime apo kopje të njësuara me origjinalin të akteve procedurale gjyqësore;
• Japin informacione lidhur me shërbimet e ndryshme që kryhen në njësinë e tij, në përputhje me procedurat e paracaktuara;
• Kryejnë koordinimin dhe organizimin e veprimtarisë në njësinë e shërbimit mjekësor;
• Caktojnë dhe konfirmojnë takimet mjekësore për personelin mjekësor dhe pacientët duke përcjell mesazhet e komunikimit ndërmjet personelin mjekësor dhe pacientëve;
• Regjistrojnë dhe hedh të dhënat, për të bërë statistika, draft raporte dhe materiale të tjera;
• Ndihmojnë në përgatitjen e buxheteve, monitorimin e shpenzimeve, hartimin e kontratave dhe urdhrave të blerjeve;
• Hartojnë dhe kontrollojnë faturat e llogarive duke përdorur sisteme të kompjuterizuara ose manual;
• Komunikojnë me profesionalizëm me klientët në njësinë e shërbimit mjekësor;
• Mbikëqyrin punën e punëtorëve mbështetës dhe personelit tjetër të zyrës;
• Respektojnë politikat e brendshme dhe procedurat e hartuara nga organizata;
• Zbatojnë rregullat e sigurimit dhe mbrojtjes së shëndetit;
• Zbatojnë rregullat e sigurimit teknik dhe të mbrojtjes së mjedisit.

Kërkesat

• Zakonisht kërkohet përfundimi i një studimi universitar;
• Të jetë i aftë fizikisht dhe mendërisht.