3341Mbikëqyrës zyre

Përshkrimi

Mbikëqyri/ja i/e zyrës organizon, koordinon, kontrollon dhe përcakton qartë detyrat për realizimin e punës së përditshme të nëpunësve të tjerë të zyrës të angazhuar në detyra të tilla si: shkrim, përpunim shkrimi, regjistrim apo mbajtje shënimesh, hedhje të dhënash, faqosje, arkivim dokumentesh, marrje mesazhesh telefonike dhe aktivitete të tjera të përgjithshme dhe administrative. Ai/Ajo ndjek zbatimin e vendimeve, urdhëresave dhe shkresave të dhëna informon për zbatimin e afateve të caktuara kohore, pranon dhe trajton kërkesat të administratës, si dhe instrukton dhe mëson të punësuarit, përcakton kritere të veçanta për vlerësimin e rezultateve të punës në përputhje me kuadrin ligjor dhe kryen vlerësimin e performancës së tyre. Mbikëqyri/ja i/e zyrës kryen analiza dhe raportime periodike për veprimtarinë e zyrës. Ai/Ajo mund të punësohet në kompani të shërbimeve të ndryshme, në institucione private apo publike.

Detyrat kryesore

• Organizojnë realizimin punës së përditshme të nëpunësve të tjerë të zyrës të angazhuar në detyra të tilla si: shkrim, përpunim shkrimi, regjistrim apo mbajtje shënimesh, hedhje të dhënash, faqosje, arkivim dokumentesh, marrje mesazhesh telefonike dhe aktivitete të tjera të përgjithshme dhe administrative;
• Kryejnë organizimin dhe kontrollin e punës në zyrë, institucion.
• Përcaktojnë qartë detyrat dhe procedurat e duhura për nëpunësit dhe punonjësit e tjerë të zyrës, në vartësi, duke ndjekur dhe kontrolluar ritmikisht atë;
• Bashkërendojnë dhe rishikojnë punën e nëpunësve të angazhuar në detyrat e zyrës, institucionit;
• Shqyrtojnë me përgjegjshmëri dhe cilësi informacionin e mbledhur, duke vendosur prioritetet e duhura dhe shpërndarjen në destinacionet përkatëse;
• Organizojnë e sigurojnë rregullsinë e hyrjes së të gjitha materialeve informative për zyrën;
• Sigurojnë shpërndarjen e korrespondencës për në destinacionet e duhura dhe transmetimin korrekt të porosive që jepen brenda zyrës apo në marrëdhëniet jashtë saj;
• Ndjekin zbatimin e vendimeve, urdhëresave dhe shkresave të dhëna nga eprori dhe informojnë për zbatimin e afateve të caktuara kohore;
• Pranojnë dhe trajtojnëkërkesat e administratës (internet; telefon; kancelari).
• Kryejnë analiza dhe raportime periodike për veprimtarinë e zyrës;
• Hartojnë korrespondenca administrative dhe përgatitin përgjigje me shkrim për letra biznesi, teknike dhe korrespondenca të tjera të ngjashme;
• Koordinojnë takime, mbledhje apo aktivitete të tjera me njësitë apo departamentet të tjera të punës;
• Zgjidhin probleme të lidhura me punën, përgatitjen, progresin dhe dorëzimin e raporteve të tjera;
• Instruktojnë dhe mësojnë të punësuarit për detyra apo punë të zyrës;
• Përcaktojnë kritere të veçanta për vlerësimin e rezultateve të punës në përputhje me kuadrin ligjor në fuqi dhe kryejnë vlerësimin e performancës të punës së punonjësve në përputhshmëri me rregulloret dhe rekomandimin e duhur;
• Ndihmojnë në rekrutimin, intervistimin dhe përzgjedhjen e punëmarrësve;
• Kontrollojnë dokumente apo fatura të llogarive;
• Mbikëqyrin punëtorët e tjerë:
• Respektojnë politikat e brendshme dhe procedurat e hartuara nga organizata;
• Zbatojnë kodin e etikës profesionale;
• Zbatojnë rregullat e sigurimit dhe mbrojtjes së shëndetit;
• Zbatojnë rregullat e sigurimit teknik dhe të mbrojtjes së mjedisit.

Kërkesat

• Zakonisht kërkohet të ketë diplomë universitare apo një kualifikim profesional jouniversitar.
• Të ketë kryer një kurs formimi profesional për këtë profesion;
• Të jetë i aftë mendërisht.

Informacion shtesë

• Një individ mund të hyjë në profesion si sekretar. Me eksperiencë dhe me kualifikim shtesë mund të kalojë në nivelin nëpunësit të kualifikuar. Më pas nëpërmjet kualifikimit të mëtejshëm në shkollat profesionale dhe teknike apo trajnimit nëpërmjet punës, një mbikëqyrës zyre mund të ndërmarrë disa funksione mbikëqyrëse duke ngritur shkallët e karrierës në nivel specialisti. Ndjekja e shkollës së lartë, çon në diplomimin e specialistëve të këtij profesioni në nivelin e ekonomist, financier.
• Për të zhvilluar aktivitet privat (vetëpunësim) në këtë fushë duhet regjistrim për ushtrim aktiviteti si person fizik apo juridik, sipas rastit.

Punonjësit në këtë profesion mund të specializohen në fushat e mëposhtme, të tilla si:, koordinator zyre, sekretar organizativ zyre.