3343Sekretarë ekzekutivë dhe administrativë

Përshkrimi

Sekretari/ja ekzekutiv/e dhe administrativ/e kryen ndërlidhjen, koordinimin dhe detyrat organizative në mbështetje të manaxherëve dhe profesionistëve, si dhe përgatit korrespondenca, raporte dhe dokumentacione të tjera të specializuara sipas procedurave të paracaktuar. Ai/Ajo përzgjedh kërkesat për takime, duke caktuar dhe organizuar orare të përshtatshme, organizon mbledhjet, konferencat, takimet duke kontaktuar me institucione dhe individë të tjerë, kur është e nevojshme, si dhe mban proces-verbalin e takimeve sipas procedurave të paracaktuar. Ai/Ajo mund të punësohet në kompani të shërbimeve të biznesit, institucione shtetërore apo institucione të tjera.

Detyrat kryesore

• Kryejnë administrimin, monitorimin e axhendës së eprorit dhe propozojnë afate, data dhe orare të punës ekzekutive;
• Mbajnë dhe rishikojnë shënimet përkatëse, duke caktuar dhe organizuar orare të përshtatshme për takimet në dispozicion apo kërkesa të tjera të tyre;
• Kontrollojnë letërkëmbimin me shkrim, si dhe thirrjet telefonike;
• Aranzhojnë udhëtime sipas kërkesave të dhëna;
• Hartojnë korrespondenca administrative dhe përgatitin përgjigje me shkrim për letra biznesi, letra teknike dhe korrespondenca të tjera të ngjashme;
• Përgatitin raporte, fjalime, fotokopje apo materiale të tjera, duke përdorur pajisje të specializuara zyre;
• Udhëzojnë dhe drejtojnë vizitorët e ardhur për në zyrat apo personat e përshtatshëm;
• Pranojnë dhe përcjellin mesazhe personave të duhur duke përdorur telefonin ose centralin telefonik;
• Japin informacione lidhur me shërbimet e ndryshme që kryejnë në njësinë e tyre, në përputhje me procedurat e paracaktuara;
• Bashkëpunojnë me personelin tjetër për çështje që lidhen me veprimtarinë e organizatës;
• Organizojnë mbledhjet, konferencat, takimet dhe kontaktojnë me shërbime të institucioneve dhe individë të tjerë, kur është e nevojshme, sipas kërkesave;
• Mbajnë proces-verbalin e takimeve sipas procedurave të paracaktuar;
• Klasifikojnë, ekzaminojnë dhe shpërndajnë postën apo dokumentacion tjetër, në përputhshmëri me rregullat ligjore;
• Regjistrojnë dhe hedhin të dhënat, për të bërë statistika, draft raporte dhe materiale të tjera;
• Ndihmojnë në përgatitjen e buxheteve, monitorimin e shpenzimeve, hartimin e kontratave dhe urdhrave të blerjeve;
• Hartojnë dhe kontrollojnë faturat e llogarive duke përdorur sisteme të kompjuterizuara ose manual;
• Kryejnë arkivimin, kopjimin dhe ruajtjen e dokumentacionit;
• Zgjidhin problemet rutinore në mënyrë administrative;
• Respektojnë politikat e brendshme dhe procedurat e hartuara nga organizata;
• Zbatojnë kodin e etikës profesionale;
• Mbikëqyrin punën e punëtorëve të mbështetjes;
• Zbatojnë rregullat e sigurimit dhe mbrojtjes së shëndetit;
• Zbatojnë rregullat e sigurimit teknik dhe të mbrojtjes së mjedisit.

Kërkesat

• Zakonisht kërkohet të ketë diplomë bachelor apo një kualifikim profesional për këtë profesion;
• Të jetë i aftë mendërisht.

Informacion shtesë

• Një individ mund të hyjë në profesion si ndihmës. Me eksperiencë dhe me kualifikim shtesë mund të kalojë në nivelin sekretar zyre. Më pas nëpërmjet kualifikimit të mëtejshëm në shkollat profesionale dhe teknike apo trajnimit nëpërmjet punës, një sekretar ekzekutiv dhe administrativ mund të ndërmarrë disa funksione mbikëqyrëse duke ngritur shkallët e karrierës në nivel sekretar/e i/e përgjithshme. Ndjekja e shkollës së lartë, çon në diplomimin e specialistëve të këtij profesioni në nivelin e ekonomist, financier, juristi .
• Për të zhvilluar aktivitet privat (vetëpunësim) në këtë fushë duhet regjistrim për ushtrim aktiviteti si person fizik apo juridik, sipas rastit.
• Punonjësit në këtë profesion mund të specializohen në fushat e mëposhtme, të tilla si: asistent korrespondence, reporter administrate, reporter proces-verbalesh, sekretar administrate, etj.