4120Sekretarë

Përshkrimi

Sekretari/jaregjistron dhe përpunon informacionin, hedh në të pastër korrespondenca dhe dokumentet e tjera, kontrollon dokumente të përgatitur nga personeli tjetër duke përdorur makinë shkrimin në kompjuter apo pajisje të tjera zyre, sipas procedurave të paracaktuara. Ai/Ajo merret me korrespondencën dhe postën hyrëse dhe dalëse, duke përcjellë mesazhet e komunikimit ndërmjet personelit, koordinimin e axhendës dhe kërkesave për takimet e përditshme, si dhe kryen një sërë detyrash administrative. Ai/Ajo mund të punësohet në institucione /organizata publike apo private.

Detyrat kryesore

• Organizojnë realizimin e punës së përditshme në përputhje me standardet e zyrës;
• Regjistrojnë të dhëna dhe informacione të ndryshme të punës së përditshme duke përdorur programe të ndryshme kompjuterike dhe pajisje të përshtatshme;
• Përcjellin mesazhet e komunikimit ndërmjet personelit;
• Koordinojnë axhendën dhe përzgjedhin kërkesat për takimet e përditshme;
• Ndihmojnë për të organizuar takimet e paracaktuara;
• Mbajnë procesverbalin e takimeve sipas procedurave të caktuara, duke përdorur mjetet dhe pajisjet e përshtatshme;
• Kontrollojnë korrespodencën dhe postën e përditshme, duke bërë klasifikim dhe përgjigjet e saj sipas prioriteteve;
• Japin përgjigje telefonike apo elektronike pyetjeve, si dhe përcjellin mesazhet e komunikimit për personin e duhur;
• Përgatitin raporte dokumente, informacione sipas kërkesave dhe korrespondenca të një natyre rutinë;
• Kryejnë fotokopjime, shumëfishime, shpërndarje dhe faksime të dokumenteve sipas standardeve të kërkuara;
• Kryejnë ndarjen dhe klasifikimin e dokumenteve dhe informacioneve të zyrës sipas procedurave të paracaktuara;
• Arkivojnë, sistemojnë dhe mirëmbajnë informacione dhe dokumente të ndryshme të zyrës;
• Hartojnë dhe kontrollojnë evidenca dhe fatura të ndryshme administrative;
• Përgatitin faturave dhe regjistrime të transaksioneve financiare të bëra;
• Hartojnë korrespondenca administrative, raporte statistikore, përgjigje me shkrim për letra biznesi, letra teknike dhe dokumentacione të tjera të ngjashme, sipas procedurave të paracaktuara;
• Kryejnë një sërë detyrash administrative si shqyrtimin dhe regjistrimin e pushimeve dhe të drejtave tjera të anëtarëve të personelit;
• Japin informacione lidhur me shërbimet e ndryshme që kryhen në njësinë e vet, në përputhje me procedurat e paracaktuara;
• Komunikojnë me profesionalizëm në njësinë e shërbimit;
• Mbikëqyrin punën e personelit mbështetës në zyrë;
• Zbatojnë kodin e etikës profesionale;
• Zbatojnë rregullat e sigurimit dhe mbrojtjes së shëndetit;
• Zbatojnë rregullat e sigurimit teknik dhe të mbrojtjes së mjedisit.

Kërkesat

• Zakonisht kërkohet përfundimi i një shkolle profesionale në këtë fushë përbën avantazh apo të ketë kryer një kurs formimi profesional për këtë profesion;
• Të jetë i aftë mendërisht.

Informacion shtesë

• Një individ mund të hyjë në profesion si ndihmës. Me eksperiencë dhe me kualifikim shtesë mund të kalojë në nivelin nëpunësit të kualifikuar. Më pas nëpërmjet kualifikimit të mëtejshëm në shkollat profesionale apo trajnimit nëpërmjet punës, një sekretar mund të ndërmarrë disa funksione mbikëqyrëse duke ngritur shkallët e karrierës në kryesekretar në një njësi shërbimi.
• Punonjësit në këtë profesion mund të specializohen në fushat e mëposhtme, të tilla si: sekretar, sekretar shkrues/regjistrues, sekretar për përpunim teksti.