412Sekretarë

Përshkrimi

Sekretarët(e zakonshëm) regjistrojnë dhe përpunojnë informacionin, hedhin në të pastër korrespondenca dhe dokumentet e tjera, kontrollojnë formate dhe dokumente të përgatitura nga personeli tjetër duke përdorur makina shkrimi, kompjuter apo pajisje të tjera zyre sipas procedurave të paracaktuar. Ata merren me korrespondencën dhe postën hyrëse dhe dalëse, duke përcjellë mesazhet e komunikimit ndërmjet personelin, koordinimin e axhendës dhe kërkesave për takime e përditshme, si dhe kryejnë një sërë detyrash administrative. Ata mund të punësohen në institucione, organizata publike apo private.

Detyrat kryesore

• Organizojnë realizimin punës së përditshme në përputhje me standardet e zyrës;
• Regjistrojnë të dhëna dhe informacione të ndryshme të punës së përditshme duke përdorur programe të ndryshme kompjuterike;
• Përcjellin mesazhet e komunikimit ndërmjet personelin;
• Koordinojnë axhendën dhe kërkesat për takime e përditshme;
• Ndihmojnë për të organizuar takime e paracaktuar;
• Kontrollojnë korrespodencën dhe postën e përditshme duke bërë klasifikim dhe përgjigjet e saj sipas prioriteteve;
• Përgatitin raporte, dokumente, informacione sipas kërkesave dhe korrespondenca të një natyre rutinë;
• Kryejnë fotokopjime dhe faksime të dokumenteve;
• Japin përgjigje telefonike apo elektronike pyetjeve apo përcjellin mesazhet e komunikimit për personin e duhur;
• Kryejnë ndarjen dhe klasifikimin e dokumenteve dhe informacioneve të zyrës sipas procedurave të paracaktuara të zyrës;
• Arkivojnë, sistemojnë dhe mirëmbajnë informacione dhe dokumente të ndryshme të zyrës;
• Hartojnë dhe kontrollojnë evidenca dhe fatura të ndryshme administrative;
• Përgatitin faturave dhe regjistrime të detajuar të transaksioneve financiare të bëra;
• Hartojnë korrespondenca administrative, raporte, përgjigje me shkrim për letra biznesi, letra teknike dhe dokumentacione të tjera të ngjashme, sipas procedurave të paracaktuara;
• Kryejnë një sërë detyrash administrative, si shqyrtimin dhe regjistrimin e pushimeve/lejeve dhe të drejtave të tjera të anëtarëve të personelit;
• Japin informacione lidhur me shërbimet e ndryshme që kryhen në njësinë e vet, në përputhje me procedurat e paracaktuara;
• Komunikojnë me profesionalizëm me klientët në njësinë e shërbimit;
• Mbikëqyrin punën e personelit tjetër të zyrës;
• Respektojnë politikat e brendshme dhe procedurat e hartuara nga organizata;
• Zbatojnë rregullat e sigurimit dhe mbrojtjes së shëndetit;
• Zbatojnë rregullat e sigurimit teknik dhe të mbrojtjes së mjedisit.

Kërkesat

• Zakonisht kërkohet përfundimi i arsimit të mesëm.
• Të ketë kryer një kurs formimi profesional për këtë profesion.
• Të jetë i aftë fizikisht dhe mendërisht.