4110Nëpunës zyre

Përshkrimi

Nëpunësi i zyrës kryen regjistrimin, përgatitjen, organizimin, ruajtjen e informacioneve të lidhura me punën e kryer, sipas një procedure të përcaktuar më parë me pajisjet dhe mjetet përkatëse. Ai jep përgjigje telefonike apo elektronike pyetje, si dhe përcjell mesazhet e komunikimit për personin e duhur, kryen ndarjen, klasifikimin, arkivimin, sistemimin dhe mirëmbajtjen e dokumenteve dhe informacioneve të zyrës, sipas procedurave të paracaktuara të zyrës. Ai/Ajo mund të punësohet në institucionin të niveleve të ndryshme publike apo private apo të vetëpunësohet.

Detyrat kryesore

• Organizojnë realizimin punës së përditshme të zyrës;
• Regjistrojnë të dhëna dhe informacione të ndryshme të punës së përditshme duke përdorur programe të ndryshme kompjuterike;
• Përgatitin dokumente dhe informacione sipas kërkesave;
• Kryejnë paraqitjen e informacionit të kërkuar;
• Lexojnë dhe korrigjojnë kopje të informacioneve dhe dokumenteve të ardhura apo që do të dërgohen;
• Kontrollojnë korrespodencën dhe postën e përditshme duke bërë klasifikim dhe përgjigjet e saj sipas prioriteteve;
• Përgatitin raporte dhe korrespondenca të një natyre rutinë;
• Kryejnë fotokopjime, shumëfishime, faksime apo shpërndarje të dokumenteve;
• Regjistrojnë çështje lidhur me pajisjet dhe kërkesat e personelit;
• Japin përgjigje telefonike apo elektronike pyetje, si dhe përcjellin mesazhet e komunikimit për personin e duhur;
• Kryejnë ndarjen dhe klasifikimin e dokumenteve dhe informacioneve të zyrës sipas procedurave të paracaktuara të zyrës;
• Arkivojnë, sistemojnë dhe mirëmbajnë informacione dhe dokumente të ndryshme të zyrës;
• Hartojnë dhe kontrollojnë evidenca dhe fatura të ndryshme administrative;
• Përgatitin faturave dhe regjistrime të detajuara të transaksioneve financiare të bëra;
• Japin informacione lidhur me shërbimet e ndryshme që kryhen në njësinë e vet, në përputhje me procedurat e paracaktuara;
• Komunikojnë me profesionalizëm me klientët në njësinë e shërbimit;
• Raportojnë te eprorët për veprimtarinë e kryer;
• Mbikëqyrin punën e personelit tjetër të zyrës;
• Zbatojnë kodin e etikës profesionale;
• Zbatojnë rregullat e sigurimit dhe mbrojtjes së shëndetit;
• Zbatojnë rregullat e sigurimit teknik dhe të mbrojtjes së mjedisit.

Kërkesat

• Zakonisht kërkohet përfundimi i një shkolle profesionale në këtë fushë;
• Të ketë kryer një kurs formimi profesional për këtë profesion;
• Të jetë i aftë mendërisht.

Informacion shtesë

• Një individ mund të hyjë në profesion si ndihmës. Me eksperiencë dhe me kualifikim shtesë mund të kalojë në nivelin e një nëpunësi të kualifikuar. Më pas nëpërmjet kualifikimit të mëtejshëm në shkollat profesionale apo trajnimit nëpërmjet punës, një nëpunës zyre mund të ndërmarrë disa funksione mbikëqyrëse duke ngritur shkallët e karrierës në një njësi shërbimi.
• Punonjësit në këtë profesion mund të specializohen në fushat e mëposhtme, të tilla si: nëpunës zyre, punonjës zyre.