411Nëpunës zyre

Përshkrimi

Nëpunësit e zyrave regjistrojnë, përgatitin, organizojnë, ruajnë informacione të lidhura me punën e kryer, sipas një procedure të përcaktuar më parë me pajisjet dhe aparaturat përkatëse,. Ata japin përgjigje telefonike apo elektronike pyetje apo përcjellin mesazhet e komunikimit për personin e duhur, si dhe kryejnë ndarjen dhe klasifikimin, arkivimin, sistemimin dhe mirëmbajtjen e dokumenteve dhe informacioneve të zyrës sipas procedurave të paracaktuara të zyrës; Ata mund të punësohen institucione të ndryshme publike apo private të tjera apo të vetëpunësohen.

Detyrat kryesore

• Organizojnë realizimin punës së përditshme të zyrës;
• Regjistrojnë të dhëna dhe informacione të ndryshme të punës së përditshme duke përdorur programe të ndryshme kompjuterike;
• Përgatitin dokumente dhe informacione sipas kërkesave;
• Kryejnë paraqitjen e informacionit të kërkuar;
• Lexojnë dhe korrigjojnë kopje të informacioneve dhe dokumenteve të ardhur apo që do të dërgohen;
• Kontrollojnë korrespodencën dhe postën e përditshme duke bërë klasifikim dhe përgjigjet e saj sipas prioriteteve;
• Përgatitin raporte dhe korrespondencë të një natyre rutinë;
• Kryejnë fotokopjime dhe faksime të dokumenteve;
• Regjistrojnë çështje lidhur me pajisjet dhe kërkesat e personelit;
• Japin përgjigje telefonike apo elektronike pyetje dhe përcjellin mesazhet e komunikimit për personin e duhur;
• Kryejnë ndarjen dhe klasifikimin e dokumenteve dhe informacioneve të zyrës sipas procedurave të paracaktuara të zyrës;
• Arkivojnë, sistemojnë dhe mirëmbajnë informacione dhe dokumente të ndryshme të zyrës;
• Hartojnë dhe kontrollojnë evidenca dhe fatura të ndryshme administrative;
• Përgatitin faturave dhe regjistrime të detajuar të transaksioneve financiare të bëra;
• Hartojnë korrespondenca administrative, raporte, përgjigje me shkrim për letra biznesi, letra teknike dhe dokumentacione të tjera të ngjashme, sipas procedurave të paracaktuara;
• Japin informacione lidhur me shërbimet e ndryshme që kryhen në njësinë e vet, në përputhje me procedurat e paracaktuara;
• Komunikojnë me profesionalizëm me klientët në njësinë e shërbimit;
• Mbikëqyrin punën e personelit tjetër të zyrës;
• Respektojnë politikat e brendshme dhe procedurat e hartuara nga organizata;
• Zbatojnë rregullat e sigurimit dhe mbrojtjes së shëndetit;
• Zbatojnë rregullat e sigurimit teknik dhe të mbrojtjes së mjedisit.

Kërkesat

• Zakonisht kërkohet përfundimi i arsimit të mesëm.
• Të ketë kryer një kurs formimi profesional për këtë profesion.
• Të jetë i aftë fizikisht dhe mendërisht.