3332Planifikues konferencash dhe takimesh të tjera

Përshkrimi

Planifikuesi/ja e konferencave dhe takimeve të tjera organizon dhe bashkërendon konferenca, konventat, takime, seminare, ekspozita, shfaqje tregtare, dasma, festa, festivale dhe ngjarje të tjera, duke u informuar paraprakisht për qëllimin, nevojat dhe pritshmëritë e klientëve. Ai/Ajo negocion me klientin apo organizata të shërbimeve mbështetëse për kryerjen, rregullimin dhe koordinimin e shërbimeve, të tilla si: salla konferencash, furnizim ushqimi, stendat apo reklamimet e duhura, pajisje audiovizuale, pajisje kompjuterike, strehim, transport për pjesëmarrësit, aranzhimet logjistike për prezantuesit, përkthim, kërkesat apo nevoja të veçanta, printime, shërbime të sigurisë, etj.. Ai/ajo regjistron dhe ruan të dhënat financiare, faturat përfundimtare apo dokumente të tjera për shërbimin e ofruar apo pagesave të kryera. Ai mund të punësohet në kompani të shërbimeve të turizmit, të tregtisë, konventa dhe qendra konferencash, organe qeveritare ose të vetë-punësohen.

Detyrat kryesore

• Identifikojnë dhe vendosin kontakte me individë ose organizata potenciale për të tregtuar shërbimet dhe produkte;
• Marrin informacion në lidhje me qëllimin, nevojat dhe pritshmëritë e klientëve, sipas eventit për t’u planifikuar apo organizuar;
• Planifikojnë konferenca, konventat, takime, seminare, ekspozita, shfaqje tregtare, dasma, festa, festivale dhe ngjarje të tjera;
• Organizojnë dhe bashkërendojnë konferenca, konventat, takime, seminare, ekspozita, shfaqje tregtare, dasma,festa,festivale dhe ngjarje të tjera;
• Promovojnë shërbimet dhe produktet e veta për klientët potencial;
• Iu përgjigjen pyetjeve në lidhje me shërbimet e ofruara dhe shpenzimet e duhura për eventin përkatës (shpenzime të lidhura me salla, hotelieri, pajisje materiale etj. dhe të lidhura me to);
• Negociojnë me klientët për nevojat e tyre dhe përcaktimin e opsioneve paketë për të përmbushur këto nevoja;
• Kryejnë rregullimin dhe koordinimin e shërbimeve, të tilla si: salla konferencash, furnizim ushqimi, stendat apo reklamimet e duhura, pajisje audiovizuale, pajisje kompjuterike, strehim, transport për pjesëmarrësit, aranzhimet logjistike për prezantuesit, përkthim, kërkesat apo nevoja të veçanta, printime, shërbime të sigurisë, etj.;
• Kryejnë organizimin e regjistrimin e pjesëmarrësve;
• Negociojnë llojin dhe koston e shërbimeve të ofruara në kuadër të përmbushjes së nevojave dhe pritshmërive të klientit;
• Përgatitin programe dhe materiale promovuese për publikimin e ngjarjeve;
• Hartojnë dhe përgatitin plane argëtuese për pjesëmarrësit;
• Mbikëqyrin personelin mbështetës të nevojshëm për ngjarjet, si dhe punën e kryer nga kontraktorët;
• Raportojnë mbi problemet e dala në punë te personat përgjegjës;
• Përcaktojnë ose negociojnë kushtet e kontratës së shitjes së shërbimit, faturat me furnizuesit, çmimin apo mënyrën e pagesës;
• Regjistrojnë dhe ruajnë të dhënat financiare, faturat përfundimtare apo dokumente të tjera dhe ia paraqit klientit për shërbimin e ofruar apo pagesave të kryera;
• Marrin udhëzime nga profesionistë të fushës sipas llojit të shërbimeve;
• Përditësojnë njohuritë në mënyrë të vazhdueshme;
• Respektojnë politikat e brendshme dhe procedurat e hartuara nga organizata;
• Zbatojnë kodin e etikës profesionale;
• Zbatojnë rregullat e sigurimit dhe mbrojtjes së shëndetit;
• Zbatojnë rregullat e sigurimit teknik dhe të mbrojtjes së mjedisit.

Kërkesat

• Zakonisht kërkohet të ketë një kualifikim pas të mesëm;
• Të jetë i aftë mendërisht.

Informacion shtesë

Një individ mund të hyjë në profesion si ndihmës për organizimin e eventeve. Me eksperiencë dhe me kualifikim shtesë mund të kalojë në nivelin specialistit. Më pas nëpërmjet kualifikimit të mëtejshëm në shkollat profesionale dhe teknike apo trajnimit nëpërmjet punës, një planifikues konferencash dhe takimesh të tjera mund të ndërmarrë disa funksione mbikëqyrëse duke ngritur shkallët e karrierës në nivel e organizatorit apo planifikuesit.

Për të zhvilluar aktivitet privat (vetëpunësim) në këtë fushë duhet regjistrim për ushtrim aktiviteti si person fizik apo juridik, sipas rastit.

Punonjësit në këtë profesion mund të specializohen në fushat e mëposhtme, të tilla si: organizator konferenca dhe ngjarje, projektues konferencash, projektues dasmash, nëpunës shërbimet konferencë, koordinator shërbimesh të eventeve.